Définissez des bibliothèques documentaires claires par équipe, thème, processus ou usage.
Solutions
Procédure documentaire augmentée par l’IA
Procédure de gestion documentaire pour structurer et exploiter vos fichiers
Doclarity aide les équipes à organiser leurs documents, clarifier les règles d’accès, retrouver les bonnes informations et produire des réponses sourcées à partir de leurs propres fichiers.
Recherchez dans vos documents par mots-clés, filtres ou questions en langage naturel.
Gardez un lien entre les réponses produites et les documents utilisés.
Pourquoi c'est important
Problème vs. Solution
Une procédure documentaire ne suffit pas si les documents restent difficiles à utiliser
Beaucoup d’organisations disposent déjà de règles de classement, de nommage, de validation ou de versioning. Pourtant, les équipes continuent à perdre du temps à retrouver une procédure, identifier la bonne version, vérifier une preuve ou comprendre ce que disent plusieurs documents sur un même sujet. Une procédure de gestion documentaire doit donc aller au-delà du simple rangement. Elle doit aider les utilisateurs à trouver rapidement l’information fiable, à vérifier les sources et à transformer les documents en travail utile.
Doclarity rend la procédure documentaire plus opérationnelle
Doclarity permet de structurer une bibliothèque documentaire, puis d’interroger les contenus directement. Les équipes peuvent poser des questions, retrouver les passages pertinents, vérifier les documents sources et produire des synthèses ou réponses structurées. L’objectif n’est pas de remplacer vos règles internes. L’objectif est de rendre votre procédure documentaire plus utile au quotidien.
Résultats
Cas d'usage fréquents
Retrouver la bonne procédure
Un utilisateur pose une question et retrouve rapidement la procédure applicable.
Identifier les documents à jour
Une équipe vérifie les documents pertinents avant une revue, un audit ou une mise à jour.
Préparer une réponse sourcée
Une direction ou un responsable qualité obtient une réponse appuyée sur les documents internes.
Exploiter plusieurs documents ensemble
Doclarity aide à comparer rapports, procédures, preuves ou politiques internes.
Faciliter l’onboarding
Les nouveaux collaborateurs trouvent plus facilement les règles, documents et procédures utiles.
Réduire la dépendance au classement manuel
La recherche par le sens complète les dossiers, noms de fichiers et métadonnées. Procédure documentaire
Flux de travail
Comment mettre en place une procédure documentaire exploitable
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Définissez le périmètre
Identifiez les documents à organiser: procédures, rapports, politiques, preuves, formulaires, documents qualité ou archives.
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Structurez les bibliothèques
Classez les fichiers par processus, équipe, thème, source, version ou niveau d’accès.
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Rendez les contenus interrogeables
Importez les documents dans Doclarity pour permettre la recherche, les questions et l’exploitation des contenus.
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Vérifiez les réponses
Utilisez les citations et les documents sources pour contrôler les passages importants.
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Produisez des livrables
Transformez les informations retrouvées en synthèses, notes, réponses d’audit ou documents de travail.
Cas d'usage
Cas d'usage fréquents
Retrouver la bonne procédure
Un utilisateur pose une question et retrouve rapidement la procédure applicable.
Identifier les documents à jour
Une équipe vérifie les documents pertinents avant une revue, un audit ou une mise à jour.
Préparer une réponse sourcée
Une direction ou un responsable qualité obtient une réponse appuyée sur les documents internes.
Exploiter plusieurs documents ensemble
Doclarity aide à comparer rapports, procédures, preuves ou politiques internes.
Faciliter l’onboarding
Les nouveaux collaborateurs trouvent plus facilement les règles, documents et procédures utiles.
Réduire la dépendance au classement manuel
La recherche par le sens complète les dossiers, noms de fichiers et métadonnées. Procédure documentaire
Équipes
Doclarity est utile si votre procédure documentaire concerne:
Doclarity est moins adapté si votre besoin principal est uniquement la signature électronique, l’archivage légal, la dématérialisation de factures ou la gestion administrative complète du cycle de vie documentaire.
des procédures internes; des documents qualité; des politiques internes; des documents ISO; des preuves d’audit; des rapports; des formulaires; des comptes rendus; des archives PDF; des bases documentaires métiers; des documents à citer, vérifier ou synthétiser. FAQ
Des questions ?
Nous sommes là pour vous.
Qu’est-ce qu’une procédure de gestion documentaire?
Une procédure de gestion documentaire définit les règles d’organisation, de classement, d’accès, de versioning, de validation et d’utilisation des documents dans une organisation.
Pourquoi formaliser une procédure de gestion documentaire?
Elle permet de réduire la dispersion des documents, d’améliorer la recherche d’information, de clarifier les responsabilités et de limiter les risques liés aux versions obsolètes ou aux fichiers difficiles à retrouver.
Doclarity remplace-t-il une procédure documentaire?
Non. Doclarity ne remplace pas vos règles internes. Il aide à les rendre plus opérationnelles en rendant les documents interrogeables, vérifiables et exploitables.
Quelle est la différence entre GED et procédure de gestion documentaire?
La GED est un outil ou un système de gestion électronique des documents. La procédure de gestion documentaire décrit les règles et méthodes utilisées pour organiser, contrôler et exploiter ces documents.
Peut-on utiliser Doclarity avec une GED existante?
Oui. Doclarity peut compléter une GED ou une organisation documentaire existante en ajoutant une couche de recherche sémantique, de réponses sourcées et de synthèse documentaire.
Doclarity aide-t-il à retrouver les bonnes versions?
Doclarity aide à organiser les documents et à retrouver les informations pertinentes. La maîtrise des versions dépend aussi des règles internes, du classement et de la qualité de la bibliothèque documentaire.
Peut-on rechercher dans des PDF?
Oui. Doclarity permet de travailler avec des PDF et d’autres formats documentaires. Selon la qualité des fichiers, le contenu peut être extrait, indexé et rendu interrogeable.
Doclarity convient-il aux équipes qualité?
Oui. Doclarity est particulièrement utile pour les équipes qualité qui gèrent des procédures, documents ISO, preuves d’audit, politiques internes ou référentiels documentaires.
Solutions
Rendez votre procédure documentaire vraiment utilisable
Une bonne procédure documentaire ne doit pas seulement expliquer où ranger les fichiers. Elle doit aider les équipes à retrouver, vérifier et exploiter l’information au quotidien.
Privée Sécurisée Souveraine